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《管理制度》

第一部分)

(讨论稿)

2015年10月

一、绵阳市莲花慈善功德会会议制度》

 会议是本协会工作的重要内容。根据本会《章程》和市民政局关于《绵阳市社会组织行为失信惩戒制度》的要求,为有效开展本会业务、规范会议行为,加强自律诚信建设,特制定如下会议制度。

 

(一)会员大会(或会员代表大会)制度

 

1、会员大会或会员代表大会),又称年会。下一年初至春节前时段择日举行一次,各驻外分支机构按会员10%的以内的比例选派代表参加。年会由会长召集,秘书长主持。会议的主要内容,会长受理事会委托向大会作《年度工作总结和下年工作计划》的报告;秘书长受会长委托向大会作《财务报告》,并提请大会审议。 

2、会员大会或会员代表大会)是本协会的最高权利机关。其职权有:①制定和修改章程;②选举和罢免理事;③审议协会的工作报告和财务报告;④决定终止事宜;⑤决定其他重大事项。

3、会员大会或会员代表大会)须有三分之二以上会员或会员代表)出席方能召开,其决议须经到会会员或会员代表)半数以上表决通过方能生效。会员接到开会通知,必须准时参加会议,如确有不可抗力的特殊情况不能到会的可委托他人代为履职。以保证会议的如期顺利召开。   

4、会员大会每届5年,因特殊情况需提前或延期,须由理事会表决通过,经市民政局批准同意。但换届延期最长不超过1年。

 

)、理事会(或常务理事会)会议制度

 

1、理事会由正副会长、正副秘书长、常务理事和理事组成。常务理事会由理事会选举产生的常务理事组成。每年根据实际工作需要召开理事会(或常务理事会),但至少每半年召开一次会议,由会长召集,秘书长主持。

2、理事会是会员大会的执行机构,在闭会期间按本会章程规定领导本会开展日常工作,对会员大会负责。

3、理事会(或常务理事会)须有三分之二以上理事或常务理事出席方能召开会议,其决议须经到会人员三分之二以上表决通过方能生效。

 

(三)会长办公会议制度

 

会设立会长日常办公会议制度。由会长、常务副会长、涉及到的相关副会长、秘书长、常务副秘书长等组成(秘书处相关人员列席会议)。在理事会或常务理事会闭会期间,决定、处理协会具体工作进程中的重大事项。会议由会长根据工作需要随时召集并主持。会议主要内容:

1、决定单项重大项目的实施方案

2、处理日常工作中需要召开会长会议决定的重大事件;

3、根据秘书长题名,决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任;

4、领导各机构开展工作;

5、制定内部管理制度;

6、负责主管部门和政府部门工作协调和联络工作;

7、负责与其他同行业慈善组织的联络协调工作;

  

(四)秘书处会议制度

 

1、秘书处是本协会的日常工作机构。负责具体处理理事会的日常工作。秘书处工作会议至少每月召开一次,由秘书长召集主持。

2、会议要决定的主要内容:

①具体贯彻执行会员大会和理事会议及会长办公会的决议,组织实施年度工作计划。

②具体开展本协会的各项业务工作。包括主管部门委托交办的各项业务,负责与会员单位的工作衔接、人员培训。

③会员大会或理事会的筹备工作。包括提交大会审议表决通过的年度工作总结、年度工作计划、财务报告、规章制度及其他重大事项的文稿编纂、资料准备等工作。

④研究开展业务工作中存在的问题,并及时采取有效措施和切实可行的办法加以解决。

3、会议内容要事前通知有关人员,做好充分准备,以提高会议的效率。参加会议的人员必须准时到会。秘书处办公室秘书应作好会议记录。

  

二、岗位责任制度

 

(一)会长岗位责任制度

 

1、主持会全面工作,组织制定会发展规划和年度工作计划;

2、决定和负责召集召开理事会(或常务理事会)、会长办公会、会员大会(或会员代表大会)会议;

3、负责与政府部门民宗局、市民政局、及友好单位的沟通、协调工作;

4、负责带领全体会员开展协会的各项业务工作;

5、维护会员的合法权益;

6、检查、督促会员单位落实会员大会(或代表大会)、理事会(或常务理事会)决议,对各分支机构、派出机构、代表机构、实体机构、办事机构的工作提出要求,规范其管理;

7、代表会签署有关重要文件;承担民事法律责任。

8、负责会年度工作总结,每年年末召开一次全体会长、秘书长等相关人员专题工作座谈会;

9、负责监督审查会的财务收支情况;

10、负责会其他有关重大事项;

11、在会长缺位时,由常务副会长履行会长职责,副会长协助会长按分工履行会长部分职责。

 

 

(二)秘书长岗位职责制度

 

1、主持会秘书处全体人员开展日常工作;

2、组织实施协会年度工作计划;

3、协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作;

4、提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人,交会长办公会决定;

5、负责与各办事机构、代表机构、实体机构主要负责人协商专职工作人员的聘用;

6、审时度势、与时俱进、开拓创新,及时向会长办公会、会长提出活动计划和工作建议,当好参谋助手;

7、对理事会和会长办公会决定的事项及会长交代的工作发挥带领推动功能,起好协调作用;

8、充分发挥人才聚集作用。要通过联系、交流、沟通、协调好各方面的关系、调动内部、外部的各种人力资源为会的组织发展和热难点问题的解决服务;

9、提出会财务收支计划,经会长审定后具体实施,管好会财务,做到收支透明、公开,充分发挥后勤保障作用;

10、负责公共信息平台的建设、信息发布、稿件审查;

11、负责本会办公室工作和处理其他日常事务;

12、在秘书长缺位时,由常务副秘书长履行其秘书长职责。副秘书长按分工履行秘书长的部分职责。

 

(三)秘书处办公室专职秘书或主任岗位职责制度

 

1、负责协会的文书打印、收发、传阅及档案的搜集、整理、装订和保管工作,严格档案资料的保密、使用、借用等管理制度;

2、负责会经费的出纳工作;

3、负责会议的准备和记录工作;

4、负责秘书处办公室财产的保管工作;

5、负责办公室清洁卫生打扫,会员及客人接待等日常管理工作;

6、坚持8小时工作制,完成秘书长交办的各项工作。

  

、财务管理制度

 

1、本会执行《民间非营利组织会计制度》为规范财务行为,加强财务管理,促进会业务开展,根据国家有关法规和《绵阳市社会组织行为失信惩戒制度》的要求制定本制度。

2秘书长负责协会财务管理工作。分设出纳管钱,会计管账;费用开支需事先填写申请表,经秘书长审核请会长批准后方可申领开支。费用报销由秘书长审核,报会长批准方可报销。收入必须开具符合国家规定的票据。

3加强收入管理。本会收入主要有:①会员交纳的会费;②捐赠;③政府资助;④开展有偿服务的收入;⑤利息;⑥其他合法收入。收入时出纳使用由财政部门和民政部门提供的有关合法票据,会计凭联单计入

4、经费支出管理:经费支出只能用于支付工作人员的工资、补贴、办公费、调研费、差旅费和业务待费,不得挪作它用。所有费用支出、工资补贴发放单、报销单,必须由秘书长审核签字会长批准方可支出或报销

5、捐赠资金、物资的管理:所有捐赠都必须事先与捐赠方签署《捐赠协议书》。捐赠资金、物资到位后,必须逐项开具“四川省公益事业捐赠票据”,加盖本会财务专用章,并将捐赠人联交由捐赠方保管。捐赠资金、物资的使用必须遵照捐赠人意愿和捐赠协议约定使用,并及时通过公共平台向捐赠人和社会公示。捐赠款物严禁挪用、私分。

6、秘书长按月进行财务监督,也可随机对财务工作进行抽查本会财务报告实行月报、年报制。财会人员需在次月5日前做好上月财务月报表;在下一年度1月15日前做好上一年财务年度报告。年度财务报告接受主管部门和民政局

7、财务人员离职时,必须做到票清、帐清。债权、债务必须有法律效力的凭证和文件支撑,并与接管人员办理交接手续。

8、任何不得以个人名义代表本会接受捐赠,不得侵占、私分、挪用会的资产或接受的捐赠、资助。

9、财会人员在填制会计凭证,登记会计帐簿、编制财务会计报表时,必须实事求是,不得弄虚作假。

    10、会计账务的设置管理:

(1)按照民间非营利组织会计制度建立会计账目,设置和使用会计科目,会计核算按会计制度规定的会计处理方法进行。

(2)每笔业务所取得的原始凭证,审核其经济内容的真实、准确、合法、完整。记账凭证要素齐全,摘要明确,按规定使用会计科目,内容、金额与所附原始凭证相符,定期按凭证的编号、顺序装订成册,并加封面。

(3)会计账簿年终一次性打印,按类别、页次顺序装订成册,并加盖封面。

(4)对各类账目进行结账、对账,银行存款日记账月末与银行对账单核对,编制银行存款余额调节表,现金必须每日账面余额与库存现金进行核对相符。

(5)、按会计制度规定的格式、要求编制各类会计报表,报表要真实、准确、完整、并及时报送。

(6)每月进行会计资料收集、整理,做好会计资料的归档保管工作。

(7)认真执行会计核算制度,监督每一笔业务的发生是否真实、正确、合法、完整,若发现疑点及时报告会长、秘书长

(8)实行预决算管理制度。根据会长办公会议确定的工作方针,依据当年可用资金情况,编制年度预算计划,年终编制各项决算报表。

    11、收入管理

   (1凡收到会费、捐赠、物资等,应当即开具相关专用据,并将现金或支票及时缴银行入账,捐赠物资入库

   (2捐赠物资仓库必须建立捐赠实物收支账册,登记物资品种、数

量及金额。

   (3捐赠物资仓库保管员收到捐赠物资并验收后,填写一式二份的入库单,一份留存入账,另一份交财务,由财务开具实物收据给捐赠单位或个人;捐赠物资出库填写一式二份出库单,一份由受赠单位盖章签收后销账,另一份交财务。

   (4捐赠物资仓库必须每年盘存一次,核对账物是否相符,如发现盘盈盘亏,必须查明原因列出清单,经秘书长核查并由会长审批后方可调整帐目。

12、支出管理

   1本会的工作经费,按公益性非盈利组织管理条例的有关规定执行。

   (2日常经费开支须由本部门负责人申请,由秘书长审核后交由会长批准方可在财务领用。

   (3日常开支报销规定:

    ①凡购置各种办公用品及低值易耗品时由办公室申请,得到批准后由办公室根据需要进行采购,并建立低值易耗品及办公用品实物账。

    ②工作人员因工作需要到外地出差,按企业工作人员差旅费开支的规定办理。事先借用现金由部门负责人提出申请秘书长批准。报销手续依照《财务管理制度》第4条规定执行。

    ③本会召开各种会议及组织有关活动需事先编制预算,原则上按预算执行。

    ④本会专职工作人员的工资、福利待遇按国家有关规定执行。

   13、 票据管理

   (1支票管理由出纳向银行购买转帐支票和现金支票,定期与银行对账,完整保管好成根不得缺页。

   2收据管理由财务统一向民政局、财政局领取专用收据,并作连号登记。收据存根按会计档案规定保管,不得随意销毁。按民政局、财政局规定时间核销和换领。

   (3)财务原始凭证按年度装订成册妥善保管,做好防潮放火工作。保管备查期为20年。备查期内不得擅自销毁。

    14、财产管理:

    (1)本会的财产分为固定资产和低值易耗品两大类。

    (2)固定资产的范围:使用期限超过一年,且单位价值在1000元以上的实物。

    (3)固定资产的计价:

    ①购入的固定资产,凭购入发票及支付的运输费、包装费和安装成本计价;

    ②自行建造的固定资产,按照建造过程中实际发生的全部支出计价;

    ③转入的固定资产,按转出单位的账面原价计价,如果评估确认的价值大于原价,以评估或者合同协议约定确认的价值计价;

    ④改建、扩建的固定资产,按原价加上改、扩建发生的支出减去改、扩建过程中发生的变价收入后的余额计价;

    ⑤盘盈的固定资产,按照同类固定资产的市价按重置完全价值计价;

    ⑥接受捐赠的固定资产,按受赠固定资产的市场价值计价,或根据捐赠协议约定金额计算

    (4)处理、报废等减少固定资产时,根据常务理事会批示,及时减记固定资产。

    (5)定期对固定资产盘点清查,盘盈盘亏的固定资产应查明原因,报常务理事会审批后再作账务处理。

    (6)低值易耗品:指使用期限较短,且单位价值达不到固定资产标准的物品。低值易耗品由办公室建立财产登记账册,6个月进行盘点,核对账实是否相符,盘盈盘亏必须查明原因,报秘书长批准后方可作出相应处理。

                      四、印章及证书管理制度

 

1、印章和证书包括:

①绵阳市莲花慈善功德会(5107005029430)印章;

②绵阳市莲花慈善功德会财务专用章(5107005029431); ③绵阳市莲花慈善功德会(钢印);

证书是指“社会团体法人登记证书”(社证字第424号)

组织机构代码证(代码:34569092-4)。

2、本会的印章应由秘书长或秘书长指定专人管理。但出纳不得兼管财务用章。

3、本会的印章只能用于本会业务有关的事项,且必须经会长或常务副会长、秘书长进行文件审查,经审查签字后方能加盖,加盖印章时经手人必须进行签字登记,载明文件类型、数量、去向等信息。印章不得出借用于经营或谋利,违者将追究有关人员法律责任。

4、本会的《社会团体法人登记证书》、《组织机构代码证》,由秘书长指定专人妥善保管,不得涂改、出租和出借。若因开展业务使用复印件时,需加盖方形复印件用途证明章。若工作人员需携带证书副本开展工作时,必须经会长或秘书长签字同意方能领用,同时做好签字登记,载明用途和归还时间。违者将追究有关人员责任。


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